Gestion des Participants
Ce document couvre l'ajout, la gestion et la maintenance des participants dans les campagnes d'évaluation.
Vue d'ensemble
La gestion des participants consiste à définir qui sera évalué et qui effectuera les évaluations. Chaque évaluation nécessite un employé (la personne évaluée) et au moins un évaluateur (généralement son manager).
Comprendre les Participants
Types de Participants
| Type | Rôle | Description |
|---|---|---|
| Auto-évaluation (Employé) | Personne évaluée | Complète l'auto-évaluation |
| Évaluateur Principal | Évaluateur principal | Manager qui évalue et mène l'entretien |
| Évaluateur Secondaire | Évaluateur supplémentaire | Deuxième perspective optionnelle (chef de projet, pair, etc.) |
Relations entre Participants
STRUCTURE D'ÉVALUATION
Évaluation pour Alice Chen
├── Auto-évaluation : Alice Chen (Ingénieure Logiciel)
│ └── Complète : Formulaire d'auto-évaluation
│
├── Évaluateur Principal : Bob Smith (Manager Engineering)
│ ├── Complète : Formulaire d'évaluation
│ ├── Peut : Verrouiller/déverrouiller pendant l'entretien
│ └── Peut : Ajouter un évaluateur secondaire
│
└── Évaluateur Secondaire : Carol Davis (Chef de Projet) [Optionnel]
└── Complète : Formulaire d'évaluation uniquement
Accéder à la Gestion des Participants
Vue Détail de la Campagne
│
└── Section Participants
├── Bouton [Ajouter des Participants]
├── Tableau des participants
└── Actions en ligne par participant
Tableau des Participants
Vue du Tableau
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PARTICIPANTS [+ Ajouter Participants]│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ [Rechercher par nom...] [Statut ▼] [Département ▼] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ □ │ NOM │ EMAIL │ STATUT │ PROGRESSION│ ⚙│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ □ │ Alice Chen │ alice@co.com │ En cours │ ████░░░░ │ ⋮│
│ │ → Bob Smith (Évaluateur) │ Non commencé│ │
│ □ │ Charlie Davis │ charlie@... │ En attente │ ████████ │ ⋮│
│ │ → Bob Smith (Évaluateur) │ En cours │ │
│ □ │ Diana Evans │ diana@... │ Non commencé│ ░░░░░░░░ │ ⋮│
│ │ → Eva Ford (Évaluateur) │ Non commencé│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Affichage 1-10 sur 150 [< 1 2 ... 15 >]│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Colonnes du Tableau
| Colonne | Description |
|---|---|
| Case à cocher | Sélection pour actions groupées |
| Nom | Employé évalué |
| Adresse email de l'employé | |
| Statut | Statut actuel de l'évaluation |
| Progression | Barre de progression visuelle |
| Évaluateur | Évaluateur assigné (ligne extensible) |
| Actions | Menu d'actions en ligne |
Options de Filtrage
| Filtre | Description |
|---|---|
| Recherche | Filtrer par nom ou email d'employé |
| Statut | Non commencé, En cours, En attente, Terminé |
| Département | Filtrer par unité organisationnelle |
| Évaluateur | Filtrer par évaluateur assigné |
Ajouter des Participants
Modal d'Ajout de Participants
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ AJOUTER DES PARTICIPANTS [Fermer]│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ MÉTHODE DE SÉLECTION │
│ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌── ───────────────┐ │
│ │ 📋 Sélection │ │ 🔄 Règles │ │ 📁 Importer │ │
│ │ Manuelle │ │ Dynamiques │ │ depuis Fichier│ │
│ └─────────────────┘ └─────────────────┘ └─────────────────┘ │
│ │
│ SÉLECTION D'EMPLOYÉS │
│ [Rechercher employés...] │
│ │
│ □ Alice Chen Ingénieure Logiciel Engineering │
│ ☑ Bob Wilson Chef de Produit Produit │
│ ☑ Carol Martinez Designer UX Design │
│ □ David Lee Développeur Backend Engineering │
│ │
│ Sélectionnés : 2 employés │
│ │
│ AFFECTATION D'ÉVALUATEUR │
│ ○ Utiliser le manager direct (automatique) │
│ ● Assigner manuellement les évaluateurs │
│ │
│ [Annuler] [Ajouter 2 Utilisateurs]│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Méthode 1 : Sélection Manuelle
- Cliquer sur "Ajouter des Participants"
- Sélectionner l'onglet "Sélection Manuelle"
- Rechercher et sélectionner les employés
- Choisir la méthode d'affectation d'évaluateur
- Cliquer sur "Ajouter Utilisateurs"
Méthode 2 : Règles Dynamiques
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RÈGLES DYNAMIQUES │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Ajouter les employés correspondant à ces critères : │
│ │
│ Règle 1 : │
│ ┌──────────────┐ ┌──────────┐ ┌────────────────────┐ │
│ │ Département ▼│ │ = ▼ │ │ Engineering │ │
│ └──────────────┘ └──────────┘ └────────────────────┘ │
│ │
│ [ET ▼] │
│ │
│ Règle 2 : │
│ ┌──────────────┐ ┌──────────┐ ┌────────────────────┐ │
│ │ Statut ▼ │ │ = ▼ │ │ Actif │ │
│ └──────────────┘ └──────────┘ └────────────────────┘ │
│ │
│ [+ Ajouter Règle] │
│ │
│ Aperçu : 45 employés correspondent à ces critères │
│ │
│ [Annuler] [Ajouter 45 Utilisateurs]│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Champs de Règles Disponibles :
- Département
- Localisation
- Intitulé de Poste
- Manager
- Statut d'Emploi
- Date d'Embauche
- Champs Personnalisés
Méthode 3 : Importer depuis un Fichier
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ IMPORTER DEPUIS UN FICHIER │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Télécharger un fichier CSV ou Excel avec les identifiants │
│ d'employés. │
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ││
│ │ Glisser-déposer le fichier ici ││
│ │ ou ││
│ │ [Parcourir Fichiers] ││
│ │ ││
│ │ Formats acceptés : .csv, .xlsx ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ MAPPAGE DES COLONNES │
│ │
│ Colonne ID Employé : [employee_id ▼] │
│ Colonne Email : [email ▼] (identifiant alternatif) │
│ Colonne Évaluateur : [manager_email ▼] (optionnel) │
│ │
│ [Télécharger Modèle] │
│ │
│ [Annuler] [Importer Utilisateurs]│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Format du Fichier d'Import :
employee_id,email,evaluator_email
EMP001,alice@company.com,bob@company.com
EMP002,charlie@company.com,bob@company.com
EMP003,diana@company.com,eva@company.com
Affectation d'Évaluateur
Affectation Automatique (Manager Direct)
Lors de la sélection "Utiliser le manager direct" :
- Le système recherche le manager de chaque employé dans les données RH
- Le manager est automatiquement assigné comme évaluateur
- Si aucun manager n'est trouvé, le participant est signalé pour affectation manuelle
Résultat de l'Affectation Automatique :
Alice Chen
├── Manager dans le système : Bob Smith
└── Évaluateur assigné : Bob Smith ✓
Charlie Davis
├── Manager dans le système : (aucun)
└── Évaluateur : ⚠️ Affectation manuelle requise
Affectation Manuelle
Lors de la sélection "Assigner manuellement les évaluateurs" :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ASSIGNER LES ÉVALUATEURS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ EMPLOYÉ │ ÉVALUATEUR │
│ ───────────────────┼─────────────────────────────────────────── │
│ Alice Chen │ [Sélectionner évaluateur... ▼] │
│ │ ├── Bob Smith (Manager Direct) │
│ │ ├── Carol Davis (N+2) │
│ │ └── [Rechercher plus...] │
│ │ │
│ Charlie Davis │ [Bob Smith ▼] ✓ │
│ │ │
│ Diana Evans │ [Eva Ford ▼] ✓ │
│ │
│ ⚠️ 1 employé sans évaluateur assigné │
│ │
│ [Retour] [Confirmer] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Gérer les Participants Existants
Actions en Ligne
Chaque ligne de participant possède un menu d'actions :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Alice Chen [⋮] │
│ │
│ ├── 🔄 Changer l'Évaluateur │
│ ├── 👥 Ajouter un Deuxième Évaluateur │
│ ├── ❌ Annuler l'Évaluation │
│ ├── 🔓 Réouvrir l'Évaluation │
│ └── 👁️ Voir l'Évaluation │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Changer l'Évaluateur
Remplacer l'évaluateur assigné par une personne différente.
Quand l'Utiliser :
├── Manager changé (réorganisation)
├── Manager indisponible (congé, départ)
├── Affectation initiale incorrecte
└── Rééquilibrage de charge de travail
Restrictions :
├── Impossible de changer après le début de la phase d'entretien (dans la plupart des cas)
├── Nécessite la sélection d'un nouvel évaluateur valide
└── Le travail de l'évaluateur précédent peut être perdu (s'il a commencé)
Modal Changer l'Évaluateur :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CHANGER L'ÉVALUATEUR [Fermer]│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Employé : Alice Chen │
│ Évaluateur Actuel : Bob Smith (En cours - 50% complété) │
│ │
│ ⚠️ Attention : L'évaluateur actuel a déjà commencé son │
│ évaluation. Changer d'évaluateur réinitialisera sa progression.│
│ │
│ Nouvel Évaluateur │
│ [Rechercher évaluateur...] │
│ │
│ Évaluateurs récents dans cette campagne : │
│ ○ Carol Davis (Directrice Design) │
│ ○ Eva Ford (Manager Engineering) │
│ ○ Frank Green (VP Produit) │
│ │
│ Raison du Changement (optionnel) │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Transition de manager - Bob déménage vers une autre équipe ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ [Annuler] [Changer l'Évaluateur] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Ajouter un Deuxième Évaluateur
Ajouter un évaluateur supplémentaire pour un retour complémentaire.
Quand l'Utiliser :
├── Besoin d'une perspective supplémentaire (chef de projet, pair)
├── Retour inter-fonctionnel
├── Relations hiérarchiques en pointillé
└── Scénarios de feedback à 360°
Restrictions :
├── Disponible uniquement pendant la phase d'évaluation
├── Impossible d'ajouter après le début de la phase d'entretien
├── Maximum un évaluateur secondaire par évaluation
├── Le secondaire ne peut pas verrouiller/déverrouiller l'évaluation
Modal Ajouter un Deuxième Évaluateur :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ AJOUTER UN DEUXIÈME ÉVALUATEUR [Fermer]│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Employé : Alice Chen │
│ Évaluateur Principal : Bob Smith │
│ │
│ Ajouter un évaluateur secondaire pour une perspective │
│ supplémentaire. │
│ │
│ Deuxième Évaluateur │
│ [Rechercher évaluateur...] │
│ │
│ Suggestions : │
│ ○ Carol Davis (Chef de Projet - travaille étroitement avec Alice)│
│ ○ David Lee (Tech Lead - même équipe) │
│ │
│ Relation │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Chef de Projet ▼ ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ [Annuler] [Ajouter Évaluateur]│
└──────────── ─────────────────────────────────────────────────────┘
Annuler l'Évaluation
Arrêter l'évaluation d'un participant (ne supprime pas, marque comme annulé).
Quand l'Utiliser :
├── Employé a quitté l'entreprise
├── Ajouté par erreur
├── Périmètre de campagne changé
└── Employé en congé prolongé
Ce Qui Se Passe :
├── Évaluation marquée comme annulée
├── Exclue des calculs de complétion
├── Données préservées pour audit
└── Ne peut pas être reprise (utiliser Réouvrir à la place)
Réouvrir l'Évaluation
Reprendre une évaluation précédemment annulée ou terminée.
Quand l'Utiliser :
├── Annulée par erreur
├── Besoin d'apporter des corrections à une évaluation terminée
├── Scénarios d'extension de délai
Restrictions :
├── Peut nécessiter l'approbation d'un administrateur
├── Certains états ne peuvent pas être réouverts
└── Piste d'audit maintenue
Actions Groupées sur Participants
Sélectionner Plusieurs Participants
- Utiliser les cases à cocher dans le tableau
- Ou utiliser "Tout Sélectionner" dans l'en-tête
Actions Groupées Disponibles
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ACTIONS GROUPÉES 3 participants sélectionnés │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ [Changer Évaluateur] [Annuler Évaluations] [Envoyer Rappel] │
│ [Exporter] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
| Action | Description |
|---|---|
| Changer Évaluateur | Assigner le même évaluateur à plusieurs employés |
| Annuler Évaluations | Annuler toutes les évaluations sélectionnées |
| Envoyer Rappel | Notifier les participants des actions en attente |
| Exporter | Télécharger les données des participants sélectionnés |
Changement d'Évaluateur en Masse
Pour réassigner plusieurs évaluations à un seul évaluateur :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CHANGEMENT D'ÉVALUATEUR EN MASSE [Fermer]│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Employés Sélectionnés (3) : │
│ ├── Alice Chen (actuel : Bob Smith) │
│ ├── Charlie Davis (actuel : Bob Smith) │
│ └── Diana Evans (actuel : Eva Ford) │
│ │
│ Assigner tous à : │
│ [Rechercher évaluateur...] │
│ │
│ ○ Carol Davis (Directrice Design) │
│ ○ Frank Green (VP Engineering) │
│ │
│ ⚠️ 2 des 3 évaluations ont un travail d'évaluateur en cours. │
│ Le changement réinitialisera cette progression. │
│ │
│ [Annuler] [Changer Tous les Évaluateurs]│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Suivi du Statut des Participants
Vue d'Ensemble des Statuts
FLUX DE STATUT DES PARTICIPANTS
┌─────────────┐
│NON COMMENCÉ │
└──────┬──────┘
│
(commence à travailler)
│
▼
┌─────────────┐
│ EN COURS │
└──────┬──────┘
│
(soumet le formulaire)
│
▼
┌─────────────┐
│ EN ATTENTE │ ← En attente de la prochaine phase
└──────┬──────┘
│
(entretien terminé)
│
▼
┌─────────────┐
│ TERMINÉ │
└─────────────┘
Indicateurs de Statut
| Statut | Visuel | Signification |
|---|---|---|
| Non Commencé | Badge gris, progression vide | N'a pas commencé |
| En Cours | Badge orange, progression partielle | Travaille activement |
| En Attente | Badge bleu, progression complète | Soumis, en attente |
| Terminé | Badge vert, complet | Entièrement fini |
Interprétation de la Barre de Progression
░░░░░░░░ = Non commencé (0%)
████░░░░ = En cours (~50%)
████████ = Soumis/En attente (100% de la phase actuelle)
████████ = Terminé (100% complet)
Notifications et Rappels
Notifications Automatiques
Le système envoie des notifications pour :
| Événement | Destinataires | Moment |
|---|---|---|
| Début de campagne | Tous les participants | À la date de début |
| Changement de phase | Participants concernés | Lors des transitions de phase |
| Échéance approche | Participants incomplets | 3 jours, 1 jour avant |
| Évaluation soumise | Évaluateur | Quand l'employé soumet |
| Évaluateur assigné | Nouvel évaluateur | Immédiatement |
Rappels Manuels
Envoyer des rappels aux participants qui n'ont pas terminé :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ENVOYER RAPPEL [Fermer]│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Envoyer à : 12 participants avec évaluations incomplètes │
│ │
│ Aperçu du Message : │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Sujet : Rappel : Complétez Votre Évaluation de Performance ││
│ │ ││
│ │ Cher(e) [Nom], ││
│ │ ││
│ │ Ceci est un rappel que votre évaluation de performance pour││
│ │ la campagne "Évaluation Annuelle 2024" est toujours en ││
│ │ attente. ││
│ │ ││
│ │ Échéance : 28 février 2024 ││
│ │ ││
│ │ Veuillez compléter votre évaluation dès que possible. ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ ☑ Inclure l'échéance dans le message │
│ ☑ Inclure le lien vers l'évaluation │
│ │
│ [Annuler] [Envoyer Rappel] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Rapports sur les Participants
Exporter les Données des Participants
Options d'Export :
├── Rapport d'État Actuel (tous les participants, état actuel)
├── Rapport de Progression (pourcentages de complétion, dates)
├── Rapport d'Affectation d'Évaluateurs (qui évalue qui)
└── Export Complet des Données (toutes les données des participants)
Formats :
├── CSV (compatible tableur)
├── Excel (.xlsx)
└── PDF (rapport formaté)
Indicateurs Clés
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Total de Participants | Nombre d'employés dans la campagne |
| Taux de Complétion | % d'évaluations entièrement terminées |
| Auto-Éval Complète | % d'auto-évaluations terminées |
| Évaluateur Complet | % d'évaluations terminées |
| Progression Moyenne | Complétion globale à travers tout |
Bonnes Pratiques
Ajout de Participants
À FAIRE :
├── Vérifier la liste d'employés avant d'ajouter
├── Confirmer les affectations d'évaluateurs
├── Utiliser les règles dynamiques pour les grands groupes
├── Vérifier après l'import
└── Communiquer aux participants avant le début de la campagne
À NE PAS FAIRE :
├── Ajouter sans confirmer les évaluateurs
├── Ignorer les affectations de manager manquantes
├── Ajouter des employés qui seront indisponibles
├── Oublier de vérifier les résultats d'import
└── Sauter la communication aux participants
Gestion des Évaluateurs
À FAIRE :
├── Assigner des évaluateurs qui connaissent le travail de l'employé
├── Équilibrer la charge de travail des évaluateurs
├── Envisager le N+2 pour les employés seniors
├── Ajouter des seconds évaluateurs pour les rôles critiques
└── Changer les évaluateurs rapidement si nécessaire
À NE PAS FAIRE :
├── Surcharger un seul évaluateur avec trop d'évaluations
├── Assigner des évaluateurs qui ne connaissent pas l'employé
├── Attendre trop longtemps pour remplacer les évaluateurs indisponibles
├── Ajouter des seconds évaluateurs en phase d'entretien
└── Changer d'évaluateurs sans bonne raison
Dépannage
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Employé non trouvé | Pas dans le système | Ajouter d'abord à la gestion des utilisateurs |
| Aucun manager assigné | Données RH manquantes | Assigner manuellement l'évaluateur |
| Import échoué | Mauvais format de fichier | Utiliser le modèle, vérifier le mappage des colonnes |
| Impossible de changer l'évaluateur | Entretien commencé | Terminer d'abord la phase actuelle |
| Progression non mise à jour | Cache navigateur | Rafraîchir la page |
| Participant en double | Ajouté deux fois | Supprimer l'entrée en double |
Navigation
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