Suivi et Rapports
Ce document couvre le suivi de la progression des campagnes, la surveillance de l'activité des participants et la génération de rapports.
Vue d'ensemble
Un suivi efficace aide les administrateurs RH à assurer le bon déroulement des campagnes, identifier les goulots d'étranglement et prendre des mesures lorsque les participants prennent du retard. Le module Campagnes d'Évaluation fournit plusieurs vues et indicateurs pour une supervision complète.
Tableau de Bord de Campagne
Vue d'Ensemble du Tableau de Bord
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CAMPAGNE : Évaluation de Performance Annuelle 2024 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ │
│ │ COMPLÉTION │ │ ÉVALUATIONS │ │ JOURS RESTANTS │ │
│ │ │ │ SIGNÉES │ │ │ │
│ │ 65% │ │ 45 / 150 │ │ 12 │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ ████████░░░░░ │ │ 30% signées │ │ 28 fév. 2024 │ │
│ └─────────────────┘ └─────────────────┘ └─────────────────┘ │
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ RÉPARTITION PAR PHASE ││
│ │ ││
│ │ Auto-évaluation ████████████████░░░░░░░░ 65% complété ││
│ │ Éval. Évaluateur ████████████░░░░░░░░░░░░ 50% complété ││
│ │ Entretien ████████░░░░░░░░░░░░░░░░ 35% complété ││
│ │ Terminé ██████░░░░░░░░░░░░░░░░░░ 25% complété ││
│ │ ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Indicateurs Clés
| Indicateur | Description | Quoi Surveiller |
|---|---|---|
| % Complétion | Complétion globale de la campagne | Devrait augmenter régulièrement |
| Évaluations Signées | Évaluations avec signatures | Suit les complétions finales |
| Jours Restants | Temps jusqu'à l'échéance | Indicateur d'urgence |
| Répartition par Phase | Évaluations dans chaque phase | Identifie les goulots d'étranglement |
Suivi de Progression
Vue de Progression Globale
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PROGRESSION DE CAMPAGNE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CHRONOLOGIE │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ 15 jan. 29 jan. 12 fév. 26 fév. │
│ ▼ Début ▼ Auto OK ▼ Éval OK ▼ Fin │
│ ├─────────────┼─────────────┼─────────────┤ │
│ │ Auto-Éval │ Évaluateur │ Entretien │ │
│ │ ██████░░░ │ ████░░░░░ │ ░░░░░░░░░ │ │
│ └─────────────┴─────────────┴─────────────┘ │
│ ▲ │
│ AUJOURD'HUI │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Graphique de Progression Quotidienne
TENDANCE DE COMPLÉTION
100% │ ╭─────
│ ╭────╯
75% │ ╭────╯
│ ╭────╯
50% │ ╭────╯
│ ╭────╯
25% │ ╭────╯
│ ╭────╯
0% │─╯
└────────────────────────────────────────
Sem. 1 Sem. 2 Sem. 3 Sem. 4 Sem. 5
── Progression Attendue
── Progression Réelle
Surveillance du Statut des Participants
Résumé des Statuts
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RÉSUMÉ DU STATUT DES PARTICIPANTS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ ██████ 15 Non Commencé (employés) │ │
│ │ ██████████████████████ 45 En Cours │ │
│ │ ████████████████ 35 En Attente │ │
│ │ ████████████████████████████████████████████ 55 Terminé │ │
│ │ │ │
│ └────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ STATUT ÉVALUATEUR │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ████████████ 25 Non Commencé │ │
│ │ ████████████████████████████ 60 En Cours │ │
│ │ ██████████████████████ 40 En Attente │ │
│ │ ██████████████ 25 Terminé │ │
│ └────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Liste Détaillée des Participants
Filtrer et trier pour identifier les préoccupations spécifiques :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PARTICIPANTS NÉCESSITANT ATTENTION │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ [Filtre : Non Commencé ▼] [Tri : Jours de Retard ▼] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ NOM │ STATUT │ JOURS RETARD│ PHASE │ ACTION │
│ ────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┼─────── │
│ John Doe │ Non Commencé│ 5 jours │ Auto │[Rappel]│
│ Jane Smith │ Non Commencé│ 3 jours │ Auto │[Rappel]│
│ Mike Johnson │ En Cours │ 2 jours │ Éval │ [Voir] │
│ │
│ 15 participants en retard │
│ │
│ [Envoyer Rappel Groupé] [Exporter Liste] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Charge de Travail des Évaluateurs
Répartition de la Charge
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CHARGE DE TRAVAIL DES ÉVALUATEURS │
├───────────────────────── ────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ÉVALUATEUR │ ASSIGNÉ │ COMPLÉTÉ │ EN COURS │ STATUT │
│ ──────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┼─────── │
│ Bob Smith │ 12 │ 8 │ 4 │ ⚠️ Élevé│
│ Carol Davis │ 8 │ 5 │ 3 │ ● Normal│
│ Eva Ford │ 5 │ 5 │ 0 │ ✓ OK │
│ Frank Green │ 10 │ 2 │ 5 │ ⚠️ Retard│
│ │
│ RÉPARTITION DE LA CHARGE │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────── ──────┐ │
│ │ Bob Smith ████████████████ │ │
│ │ Carol Davis ████████████ │ │
│ │ Eva Ford ████████ │ │
│ │ Frank Green ████████████████████ │ │
│ └────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Moyenne : 8,75 évaluations par évaluateur │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Identifier les Évaluateurs Surchargés
INDICATEURS D'ALERTE :
⚠️ Charge Élevée :
├── Plus que moyenne + 50%
├── Envisager de réassigner certaines évaluations
└── Peut nécessiter une prolongation de délai
⚠️ En Retard :
├── Moins de 50% complété après mi-parcours
├── Envoyer rappel
└── Vérifier les blocages
✓ Sur la Bonne Voie :
├── Taux de complétion correspond à la chronologie
└── Aucune action nécessaire
Analyse par Phase
Taux de Complétion par Phase
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ANALYSE PAR PHASE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ PHASE AUTO-ÉVALUATION │
│ ├── Durée : 14 jours │
│ ├── Échéance : 29 janvier 2024 │
│ ├── Statut : ● Active │
│ ├── Complétion : 85/150 (57%) │
│ └── Temps moyen pour compléter : 6,2 jours │
│ │
│ PHASE ÉVALUATION ÉVALUATEUR │
│ ├── Durée : 14 jours │
│ ├── Échéance : 12 février 2024 │
│ ├── Statut : ● Active │
│ ├── Complétion : 45/150 (30%) │
│ └── Temps moyen pour compléter : 8,5 jours │
│ │
│ PHASE ENTRETIEN │
│ ├── Durée : 7 jours │
│ ├── Échéance : 19 février 2024 │
│ ├── Statut : ○ Non Commencée │
│ ├── Complétion : 0/150 (0%) │
│ └── Temps moyen pour compléter : N/A │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Identification des Goulots d'Étranglement
GOULOTS D'ÉTRANGLEMENT POTENTIELS :
1. Transition Auto-évaluation → Évaluateur
├── 40 évaluations en attente que l'évaluateur commence
├── Temps d'attente moyen : 3,2 jours
└── Action : Rappeler aux évaluateurs les évaluations en attente
2. Complétion Évaluateur
├── Frank Green : 8 évaluations en cours > 7 jours
├ ── Problème possible : Charge de travail ou disponibilité
└── Action : Faire un suivi direct
3. Planification d'Entretien
├── 15 évaluations prêtes pour l'entretien, non planifiées
├── Les deux parties en attente
└── Action : Envoyer rappel de planification
Rapports
Types de Rapports Disponibles
| Rapport | Description | Cas d'Usage |
|---|---|---|
| Résumé de Progression | Statistiques de complétion de haut niveau | Briefing exécutif |
| Statut Détaillé | Répartition par participant | Suivi opérationnel |
| Performance Évaluateur | Charge et complétion par évaluateur | Planification des ressources |
| Analyse par Phase | Données de complétion phase par phase | Amélioration des processus |
| Rapport de Retards | Participants en retard | Planification d'actions |
| Rapport de Complétion | Résultats finaux après la campagne | Revue post-campagne |
Générer des Rapports
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ GÉNÉRER RAPPORT [Fermer]│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Type de Rapport │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ Rapport Résumé de Progression ▼ ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘│
│ │
│ Plage de Dates │
│ ┌──────────────────────┐ ┌──────────────────────┐ │
│ │ Début Campagne │ │ Aujourd'hui │ │
│ └──────────────────────┘ └──────────────────────┘ │
│ │
│ Inclure │
│ ☑ Statistiques résumé │
│ ☑ Répartition par phase │
│ ☑ Liste des participants │
│ ☐ Réponses individuelles (fichier volumineux) │
│ │
│ Format │
│ ○ PDF (document formaté) │
│ ● Excel (données pour analyse) │
│ ○ CSV (export données brutes) │
│ │
│ [Annuler] [Générer Rapport] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Rapport Résumé de Progression
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RAPPORT RÉSUMÉ DE PROGRESSION │
│ Évaluation de Performance Annuelle 2024 │
│ Généré : 15 février 2024 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ RÉSUMÉ EXÉCUTIF │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Statut Campagne : En Cours │
│ Chronologie : 15 janvier - 28 février 2024 │
│ Jours Écoulés : 31 sur 44 (70%) │
│ Complétion Globale : 65% │
│ │
│ INDICATEURS CLÉS │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Total Participants : 150 │
│ Évaluations Complétées : 98 (65%) │
│ Évaluations En Cours : 37 (25%) │
│ Évaluations Non Commencées : 15 (10%) │
│ Évaluations Signées : 45 (30%) │
│ │
│ RÉPARTITION PAR PHASE │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Phase │ Complété │ En Cours │ Non Commencé │ │
│ ───────────────────┼──────────┼─────────────┼──────────────│ │
│ Auto-évaluation │ 128 │ 12 │ 10 │ │
│ Éval. Évaluateur │ 85 │ 40 │ 25 │ │
│ Entretien │ 45 │ 15 │ 90 │ │
│ Complétion Finale │ 98 │ - │ 52 │ │
│ │
│ ATTENTION REQUISE │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ • 15 employés n'ont pas commencé l'auto-évaluation │
│ • 8 évaluateurs sont en retard │
│ • Planification d'entretien nécessaire pour 15 évaluations │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Rapport de Retards
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RAPPORT DE RETARDS │
│ Évaluation de Performance Annuelle 2024 │
│ Au : 15 février 2024 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ AUTO-ÉVALUATIONS EN RETARD (Phase terminée : 29 jan.) │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ NOM │JOURS RETARD│ STATUT │DERNIÈRE ACTIVITÉ││
│ ──────────────────┼────────────┼─────────────┼─────────────────││
│ John Doe │ 17 │ Non Commencé│ Jamais ││
│ Jane Smith │ 17 │ Non Commencé│ Jamais ││
│ Mike Brown │ 17 │ En Cours │ 20 jan. ││
│ │
│ ÉVALUATIONS EN RETARD (Cible : 12 fév.) │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ ÉVALUATEUR │ EMPLOYÉ │JOURS RETARD│ STATUT │ │
│ ──────────────────┼───────────────┼────────────┼─────────────│ │
│ Frank Green │ Alice Chen │ 3 │ En Cours │ │
│ Frank Green │ Bob Wilson │ 3 │ Non Commencé│ │
│ Carol Davis │ Diana Evans │ 1 │ En Cours │ │
│ │
│ ACTIONS RECOMMANDÉES │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ 1. Escalader John Doe et Jane Smith à leurs managers │
│ 2. Faire un suivi avec Frank Green (plusieurs retards) │
│ 3. Envoyer rappel à Carol Davis │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Alertes et Notifications
Alertes Automatiques
Le système génère des alertes pour :
| Type d'Alerte | Déclencheur | Destinataires |
|---|---|---|
| En Retard | Complétion < attendue pour la chronologie | Admin campagne |
| Évaluations en Retard | Passé l'échéance de phase | Admin + participant |
| Évaluations Bloquées | Aucune activité pendant 7+ jours | Admin |
| Charge Élevée | Évaluateur a > 15 évaluations | Admin |
| Risque Campagne | Tendance de complétion suggère un échec | Admin |
Tableau de Bord des Alertes
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ALERTES [⚙] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 🔴 CRITIQUE (2) │
│ ├── John Doe : Auto-évaluation 17 jours en retard │
│ └── Jane Smith : Auto-évaluation 17 jours en retard │
│ │
│ 🟡 AVERTISSEMENT (5) │
│ ├── Frank Green : 3 évaluations en retard │
│ ├── Complétion campagne 10% en retard sur l'attendu │
│ ├── 8 évaluations bloquées > 7 jours │
│ ├── Planification d'entretien nécessaire pour 15 évaluations │
│ └── Évaluateur Bob Smith a 12 évaluations en attente │
│ │
│ 🟢 INFO (3) │
│ ├── 25 évaluations complétées aujourd'hui │
│ ├── Échéance Phase 2 dans 5 jours │
│ └── Nouveau participant ajouté : Chris Taylor │
│ │
│ [Marquer Tout Comme Lu] [Configurer Alertes] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Analytiques Post-Campagne
Rapport de Complétion
Après la fin d'une campagne :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RAPPORT DE COMPLÉTION DE CAMPAGNE │
│ Évaluation de Performance Annuelle 2024 │
│ Rapport Final - 1er mars 2024 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ STATISTIQUES FINALES │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Total Participants : 150 │
│ Évaluations Complétées : 142 (95%) │
│ Évaluations Signées : 138 (92%) │
│ Évaluations Incomplètes : 8 (5%) │
│ Évaluations Annulées : 0 (0%) │
│ │
│ PERFORMANCE CHRONOLOGIQUE │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Durée Campagne : 44 jours (planifiés) │
│ Durée Réelle : 47 jours (+3 jours d'extension) │
│ Complétion À Temps : 85% │
│ Extension Requise : Oui (3 jours) │
│ │
│ PERFORMANCE PAR PHASE │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Phase │À Temps │En Retard│Moy Jours│ Cible │ │
│ ───────────────────┼────────┼─────────┼─────────┼───────│ │
│ Auto-évaluation │ 130 │ 20 │ 8,2 │ 14 │ │
│ Éval. Évaluateur │ 115 │ 35 │ 10,5 │ 14 │ │
│ Entretien │ 140 │ 10 │ 4,5 │ 7 │ │
│ │
│ LEÇONS APPRISES │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ • La phase évaluateur prend systématiquement plus de temps │
│ • 8 évaluateurs avaient > 10 évaluations (recommandé max 8) │
│ • Les rappels précoces (jour 7) ont amélioré les taux │
│ • Envisager phase évaluateur de 16 jours pour prochaine camp. │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Tendances Entre Campagnes
COMPARAISON DE CAMPAGNES
│ Annuelle 2022│ Annuelle 2023│ Annuelle 2024│
────────────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────────│
Participants │ 120 │ 135 │ 150 │
Taux Complétion │ 88% │ 92% │ 95% │
Complétion À Temps │ 75% │ 82% │ 85% │
Moy Jours Auto-Éval │ 10,5 │ 9,2 │ 8,2 │
Moy Jours Évaluateur│ 12,0 │ 11,2 │ 10,5 │
Extension Nécessaire│ Oui │ Oui │ Oui │
TENDANCE : Amélioration des taux de complétion année après année
Bonnes Pratiques
Surveillance Proactive
CALENDRIER RECOMMANDÉ :
Quotidien (pendant la campagne active) :
├── Vérifier le tableau de bord des alertes
├── Examiner les évaluations bloquées
└── Envoyer rappels aux participants en retard
Hebdomadaire :
├── Générer rapport de progression
├── Analyser les tendances de complétion par phase
├── Examiner la charge de travail des évaluateurs
└── Escalader les problèmes persistants
Fin de Chaque Phase :
├── Générer rapport de complétion de phase
├── Identifier les retardataires
├── Planifier interventions pour la prochaine phase
└── Communiquer aux parties prenantes
Stratégies d'Intervention
PAR JOURS DE RETARD :
1-3 jours de retard :
├── Rappel automatique (déjà envoyé)
├── Aucune action manuelle nécessaire
└── Surveiller pour progression
4-7 jours de retard :
├── Email de suivi personnel
├── Vérifier les blocages
└── Offrir support
8+ jours de retard :
├── Escalader au manager
├── Conversation directe
├── Envisager extension de délai
└── Documenter la raison
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